Tout projet FCI devant être déposé et contenant l'achat de biens et services doit être examiné par le Service des approvisionnements.
Il faut laisser un temps raisonnable au Service des approvisionnements pour aller chercher les soumissions, négocier les prix et acheter. Il est appréciée de ne pas être à la dernière minute.
La Loi sur les contrats des organismes publics (L.R.Q., c. C-65.1), les règles d'appel d'offres, l'appel d'offres public, la politique d'acquisition de l'Université sont à être respectés. Tout achat doit faire l'objet d'un appel d'offres et tout achat de 100 000$ et plus doit faire l'objet d'un appel d'offres public. Les exceptions à l'appel d'offres public sont celles prévues dans la règlementation.
La FCI a des règles sur les "contributions en nature".
Les escomptes usuels des fournisseurs ne peuvent pas être déclarés comme "contribution en nature". Inciter une entreprise à faire cela est un geste inacceptable.
Le Service des approvisionnements voit à obtenir les informations sur les biens, services et prix. Ce que le Service des approvisionnements fait vis-à-vis des fournisseurs: a) les informer pour les inciter à offrir des escomptes "au-delà de la normale", b) les inviter à ventiler leurs prix pour répondre aux normes de la FCI et pour les inciter à offrir des items à forts escomptes, c) avoir les coûts d'entretien et autres frais relatifs à l'achat et à l'utilisation.
Le Service des approvisionnements va chercher tous les éléments de prix, de façon écrite et séparée: prix à l'achat selon structure FCI, entretien, garantie prolongée, frais de livraison et d'installation, frais de mise-à-jour / entretien / support pour les logiciels, pièces de remplacement, autres, etc.
Lorsque le chercheur sonde un fournisseur pour avoir des informations sur des items et prix, il doit obtenir par écrit l'information ci-haut avec le nom de la personne ressource dans l'entreprise. Il est demandé aux personnes qui discutent directement avec les fournisseurs de tenir compte de l'Éthique en matière de relations avec les fournisseurs.
Le suivi des "contributions en nature" relève du chercheur; le Service des approvisionnements fournit l'information au fur et à mesure (prix de liste, prix éducationnel / UQAM, prix net FCI incluant l'escompte FCI). Le bon de commande émis par le Service des approvisionnements présentera cette information par item (s'il y a peu d'items) ou au total lorsqu'il y a beaucoup d'items.
Le document déposé à la FCI doit nous
être remis au départ, à la demande finale et
à l'acceptation. Il est apprécié que les
numéros d'items selon la liste FCI soient indiqués.
L'échéancier par projet doit être connu: date limite UQAM et date limite FCI, par type de FCI, étapes franchies (dépôt, finalisation, approbation).
Les Réquisitions d'achat doivent nous arriver avec
une information claire:
- No. du projet FCI
- No. des items visés dans le projet seon la liste déposée à la FCI
- Est-ce un projet conjoint avec une autre université et laquelle
?
- Description des items...
Rappel sur les règles de la FCI sur l'approvisionnement
La FCI a des politiques au sujet des escomptes majeurs. Les exigences suivantes viennent de la FCI et s'appliquent aux acquisitions de biens et services reliés aux projets financés par cet organisme:Prix de liste: _______$/chRéquisition modèle pour le SRC
Prix unitaire incluant l'escompte éducationnel / UQAM standard: _______$/ch
Prix unitaire FCI incluant aussi "l'Escompte FCI": _______$/ch
Durée de la garantie: _______années
(ver. 15 nov. 2010)