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Service des approvisionnements
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Approvisionnement dans le cadre des projets financés par la FCI

    Tout projet FCI devant être déposé et contenant l'achat de biens et services doit être examiné par le Service des approvisionnements.  Les chercheurs contactent le Service des approvisionnements dès le début de l'idée d'un FCI même si le projet est vague.  Si une information complète existe, alors il faut nous la remettre.

    Il faut laisser un temps raisonnable au Service des approvisionnements pour aller chercher les soumissions, négocier les prix et acheter.

    La Loi sur les contrats des organismes publics (L.R.Q., c. C-65.1) et la politique d'acquisition de l'Université sont à être respectées.  Tout achat doit faire l'objet d'un appel d'offres et tout achat de 100 000$ et plus doit faire l'objet d'un appel d'offres public.  Les exceptions à l'appel d'offres public sont celles prévues dans la règlementation.  La FCI demande que l'UQAM respecte la réglementation applicable.  Il y a le lancement d'appels d'offres publics pour les achats de 100 000$ et plus, sauf pour les exceptions prévues dans la loi ses règlements (principales règles et exceptions à l'appel d'offres).

    La FCI a des règles sur les "contributions en nature".  Les escomptes usuels des fournisseurs ne peuvent pas être déclarés comme "contribution en nature".  Il n'est pas accepté d'inciter une entreprise à faire ce geste.

    Le Service des approvisionnements voit à obtenir les informations sur les biens, services et prix.  Ce que le Service des approvisionnements fait vis-à-vis des fournisseurs:  a) les informer pour les inciter à offrir des escomptes "au-delà de la normale",  b) les inviter à ventiler leurs prix pour répondre aux normes de la FCI et pour les inciter à offrir des items à forts escomptes,  c) avoir les coûts d'entretien et autres frais relatifs à l'achat et à l'utilisation.

    Le Service des approvisionnements va chercher tous les éléments de prix, de façon écrite et séparée: prix à l'achat selon structure FCI, entretien, garantie prolongée, frais de livraison et d'installation, frais de mise-à-jour / entretien / support pour les logiciels, pièces de remplacement, autres, etc.

    Lorsque le chercheur sonde un fournisseur pour avoir des informations sur des items et prix, il doit obtenir par écrit l'information ci-haut avec le nom de la personne ressource dans l'entreprise.  Il est demandé aux personnes qui discutent directement avec les fournisseurs de tenir compte de l'Éthique en matière de relations avec les fournisseurs.

    Le suivi des "contributions en nature" relève du chercheur.  Le Service des approvisionnements fournit l'information au fur et à mesure (prix de liste, prix éducationnel / UQAM, prix net FCI incluant l'escompte FCI).  Le contrat émis par le Service des approvisionnements présentera cette information par item (s'il y a peu d'items) ou au total lorsqu'il y a beaucoup d'items.

      Les Réquisitions d'achat doivent nous arriver avec une information claire:

        - No. du projet FCI
        - No. des items visés dans le projet seon la liste déposée à la FCI
        - Est-ce un projet conjoint avec une autre université et laquelle ?
        - Description des items...

Le document déposé à la FCI doit nous être remis au départ, à la demande finale et à l'acceptation. Il est apprécié que les numéros d'items selon la liste FCI soient indiqués. L'échéancier par projet doit être connu: date limite UQAM et date limite FCI, par type de FCI, étapes franchies (dépôt, finalisation, approbation).


Rappel sur les règles de la FCI sur l'approvisionnement

La FCI a des politiques au sujet des escomptes majeurs.  Les exigences suivantes viennent de la FCI et s'appliquent aux acquisitions de biens et services reliés aux projets financés par cet organisme:

Les "escomptes FCI" des fournisseurs doivent correspondre à des escomptes, biens et services fournis à prix privilégiés qui sont au-delà des pratiques commerciales normales offertes à notre institution.  Ces escomptes FCI sont sujettes à une évaluation indépendante.  Les méthodes d'évaluation sont décrites à la section 7.5 du guide de la FCI.  Les ristournes des fournisseurs liées à l'achat d'un bien ou service doivent être comptabilisées (guide FCI, section 7.1.1).

L'infrastructure ou équipement subventionné par la FCI appartient à l'établissement (guide FCI, section 2.3.1).

Les établissements doivent éviter les conflits d'intérêts qui peuvent survenir.  "... La FCI s'attend à ce que la personne en situation de conflits d'intérêts ne participe en aucune façon aux transactions et au processus de décision au sujet du projet mis en cause" (guide FCI, section 4.1.4).

Les documents requis lors du dépôt de la demande [initiale] à la FCI pour les biens et services à acheter sont: estimation des coûts, soumission d'un fournisseur.  Lors de la finalisation, les documents requis sont: appel d'offres, soumission, [justifications pour les produits spécifiques]... selon les pratiques de l'Université lors d'achat.

 

Structure de prix demandée aux fournisseurs

                    Prix de liste:   _______$/ch

                    Prix unitaire incluant l'escompte éducationnel / UQAM standard:     _______$/ch

                    Prix unitaire FCI incluant aussi "l'Escompte FCI":    _______$/ch

                    Durée de la garantie:    _______années

Réquisition modèle pour le SRC


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